艾德思：SCI论文投稿系统你不知道的那些事

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　　当前,一个电子邮件加上一个附件,即刻完成投稿的年代早就过了,取而代之是的形形色色的 在线投审稿系统.很多系统在投稿前要求注册,填写大量的资料,注册后开始投稿,仍需要逐一填写大量的信息,上传一大堆的各种文档,如果是之前没用过的投稿系统,有时投一篇稿,半天还未必能搞定!搞定了,最后如果杯具了,投另一个杂志又要重新开始...

　　于是很多时候我们在怀疑,投稿时这些填的信息,都是用来做什么的?这的都需要认认真真完全按投稿系统的要求来完成吗?

　　张老师是浙大学报英语版(B版为医学sci)编辑,长期从事sci文章投稿事宜,今天由张老师来为我们深度解析下我们平时接触的sci文章投稿系统里的一些深度知识.

　　这里我们就以比较通用的EES及EM两个系统为例,来扒一扒您投稿时填写的每个信息都会被 用在哪里,哪些信息是关键的,哪些是相对次要的,哪些是被人拿去当大数据的.

　　我们先来说一下投稿前的注册吧,注册时系统会让用户填写各种各样的信息,这些信息分两类,一类是所在院系/研究领域等偏学术类的信息,这些信息笔者觉得还是得都填写完整,除了姓名及电子邮件外,您的Title是Dr.还是Prof.将体现在每次系统给您发邮件时的称呼里;您的院系单位,是编辑及编委判断稿件来源的重要途径.您注册时选择的具体研究领域,会被用来作为具体分配到哪个编委处理,以及具体匹配审稿人的依据.所以这些信息大家在注册时还是仔细填写为好.笔者在处理稿件时,时常碰到一些作者,在稿件中不留下作者姓名及单位,而系统的注册信息也只有一个email,这样的稿件肯定是不能收进来的,免不了又要来回让作者修改,耽误了大量的时间.还有一类信息是用户的具体街道地址什么的,基本上不会用到,如果没有被设定成必填,注册时可以不用理会.

　　一个实用的意见: 作者在向一个投审稿系统多次投稿时,务必在同一个账号下进行,不要特地多次注册其它账号(有些作者怕拒稿记录太多),特别是一些为该系统审过稿的审稿人,一定要在原来的账号下投稿.因为多次投稿的账号及审过稿的账号,再一次投稿后,编辑能非常全面地了解此账号的过往记录,从而加快稿件的处理.另外,一般对于审稿人来稿,编辑或编委常常会处理更加认真些.

　　这两张图列出了完成投稿需要填写的各个条目,视编辑部对系统的配置,有多有少.我们这里来仔细讲一下每一项填写时要注意些什么,每个条目的信息,最后被用在哪里,关不关键!

　　Article Type:即论文类型,我们通常写的最多的文章是regular paper 或是full length paper,其它常见的论文类型有Review, Letter, Report,医学类的还有Case report等特殊的论文类型.正确选择论文类型,因为有些编辑部会对不同类型的投稿,采用不同的处理流程.另外:这里笔者本人有个可能偏了点的偏见,就是初做科研的学者,特别是研究生,不要轻易去写Review类型论文.普遍的观点是,Review是行业大牛写的,一般要求撰写者在此领域作出过相当的贡献,不仅清楚地了解一个领域的过去,还要对未来的发展方向作出前瞻性的预测.所以,很多期刊对于Review,仅采用主编约稿形式.

　　Add/edit/remove authors:这个界面中,系统设计是要求把所有作者姓名/email及单位都列出,且只能一个一个添加作者,相信很多作者会觉得麻烦.事实上这一步的信息,很多编辑部都不大会用到,编辑或编委还是习惯于以论文中标注的作者信息为准,所以这一步如果没有标为必填,可以不填.少数编辑部会把这些信息用起来,比如在投稿作者填写好这些信息后,系统会向所有作者发信询问是否为这篇论文的Co-author(这一招可防止一些学生作者未经导师同意,私自挂名投稿^_^).

　　Submit Abstract 及Enter keywords,注意这两项是非常重要的信息,作者们可能会觉得正文中这两项信息都有,这里可以随便填写一下.事实上,这两项内容会被投稿系统调用出来放在发至审稿人的邀请信中,审稿人看了这些信息后,判断要不要审稿,或者推荐其它审稿人.我们在处理稿件时,经常碰到有作者在Submit Abstract中拷一串Latex源字符,或是很多乱码的符号,最终影响的还是稿件的处理.

　　另外还有一个值得注意的是,很多作者认为在这里已经输入了作者信息及摘要关键词,会特地在上传正文时故意把这些信息去掉,这也是非常不可取的,事实上这些输入信息是给投稿系统用来当变量调用的,编辑需要的信息还是在正文中,一旦发现论文不完整,还是会打回来让作者补充.

　　Select Classification 注意,这里指的论文的Classification,而不是注册时的个人Classification,有些编辑据此分配编委,或是用以选择审稿人.所以意见作者们在投稿时务必选择到树状图的最后一层,有利于稿件被更精准地处理.

　　Entercomments ,Requesteditor及additionalinformation Suggest reviewers.这几项内容视编辑部对系统的配置,有些会不出现.Enter Comments 这一项,很多作者不明白是用来做什么的,事实上很多编辑部不大会用到这个信息,所以在系统未设定成必填时,可以不写,如果一定要写,可以参考一下投稿须知,但最好不要和后面提到的cover letter内容重复.Request Editor中, 系统会把具体处理稿件的编委清单列在这里,作者可以选择某一个编委,也可以选择Norequest,很多作者会偷懒,选择了一个no request或是类似的选项.事实上根据网投系统稿件逐级分配的原理,作者不选择具体编委的话,会让稿件在被处理时多经过一道流程,也就是稿件先被分配到主编手里判断方向,最终还要分配到某个具体编委手里.大家可以想想,主编常常是学术大牛做兼职,一篇稿件从编辑部到他手里直到他具体处理分配给编委,中间可能的耽搁时间.作者查到稿件状态with editor持续很长,原因是时间都耗在稿件的逐级分配上.还有一个可能出现的suggest reviewers,指让作者自己推荐几个审自己论文的可能审稿人,虽然一般编委们都不大会用,但能推荐就推荐着吧,最好准一点,编委们找不到审稿人也是件痛苦且常见的事,很多时候会把这些推荐的审稿人当成救命稻草.

　　Attach files 这是最后一个步骤,这里不是把正文上传完就了事,一般让作者上传的文档还会有Cover Letter,Figure, Table, Response to review(针对修改稿),supplemental material等(各个系统中叫法会有些不同).正文肯定是必须的,有些编辑部喜欢把Cover letter也设成必须.Figure及table是系统怕正文文件太大,允许作者把正文中的图片表格拿出来,单独一个一个上传,但如果文件不大,则无需特地拆开上传,事实上,笔者还意见尽量保持正文完整性(因为这只是一个方便作者的功能,对编辑来说处理时反而麻烦).

　　这里有一点非常值得注意,即上述各文档在列表中的顺序,一般是Cover letter最先,接着正文,再是Figures and Tables, 最后是supplemental material,如果是修改稿,把Response to review放在正文之前,以便于审稿人复审时能先看到这个文件.笔者在处理稿件时,时常会碰到上传文件列表乱糟糟的情况,只能打回让作者们调整了.

　　上传完各文档,不代表投稿完成,最后的三个动作是,生成pdf,检查pdf及确认投稿.一般投稿到这个步骤,很多作者已经非常不耐烦了,前面填写的东西太多,可能想着赶紧结束投稿.但这里的确有一个至关重要的步骤: 检查系统为您生成的 pdf 文档, 因为审稿人在审稿时,手里所持有的唯一文件,就是系统为您生成的这个pdf,所以检查时得仔细再仔细!首先,如果前面上传文件时,顺序不对,这里马上就能检查出来,另外,作者上传的文档中有些特殊字符,在转成pdf时可能会乱码,表格图片之类的,转成pdf时会有显示上的变化,这些都需要作者确认并调整.EES及EM系统为了让大家检查这个pdf,在作者没有点View/Check submission之前,程序上设定作者无法点击确认投稿,而这又导致了很多作者投稿时卡在最后一步,怎么也投不上来,原因都在这里,即一定要 先检查,再确认 .

　　至此,投稿过程完成,笔者作为编辑(同时也一直是科研一线的作者噢^_^),也觉用网投系统投一篇稿件,略显繁琐,但同时却提高了编辑处理稿件的速度,另外一个好处是,作者可以随时通过系统了解稿件状态,关于各种稿件状态的分析,笔者在之前的一篇微文在线投稿系统各种稿件状态大剖析---老鸟养成必读!中已经仔细剖析过,大家有兴趣可以点进去看看.

　　浙大期刊中心 旗下目前共出版15种学术期刊,包括6种中文期刊,9种英语期刊,其中浙大学报英语版的B版(综合性),方向共 三 本英语刊已被 sci 收录,欢迎大家

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