著者姓名-出版年格式,又称哈佛(Harvard)格式,已经流行多年,很多期刊和书籍都使用这种文献引用格式。这种格式很大的一个优点就是方便作者。因为参考文献不用编号,所以作者可以随时添加或删减参考文献。不管作者对参考文献书目做多少次修改,正文中引用文献的标注--如“Smith和Jones(2005)”--不受影响。如果引用Smith和Jones在2005年发表的两篇论文,那么只要做简单变动即可,即第一篇标注为“Smith and Jones(2005a)”,第二篇标注为“Smith andJones (2005b)”。这种格式的缺点是对读者和出版商不方便。当读者阅读论文时,特别是在阅读论文的导论部分时,会发现一个段落甚至一个句子里大量引用参考文献,这导致读者经常要跳过多行引用文献的标注才能继续阅读下面的正文。接连引用几个参考文献会对读者阅读和理解论文造成一定干扰。对出版商来说这种格式的缺点很明显,就是增加印刷成本。如果“Smith,Jones,andHigginbotham(2005)”可用简单的引用文献标注“(7)”来代替,那么出版商就可以降低印刷成本。
由于一些论文的署名作者人数太多,很多采用著者姓名-出版年参考文献格式的期刊都采纳了“et al.”(等)的规则,这个规则是这样使用的:如果所引用的论文作者人数只有一到两位时,引用文献就标注成“Smith(2005)”或“Smith and Jones(2005)”;如果所引用的论文有三位作者,在第一次引用该论文时应该标注成“Smith,Jones,andMcGillicuddy(2005)”,以后在文中再引用到该论文时就可标注成“Smith et al.(2005)”这样的简短形式;如果所引用的论文有四位或四位以上的作者,在第一次引用该论文时就应该用“Smith et al.(2005)”来标注。在参考文献部分,有些期刊要求把文献的所有作者都列出来(不管有多少名作者);有些期刊仅将文献的第一作者列出,并在第一作者后注明“et al.”。对于按照“UniformRequirements for Manuscripts Submitted to Biomedical Journals,(International Committee of Medical Journal Editors, 2004)准备的论文,International Committee of Medical Journal Editions (2003)指出,如果参考文献的作者人数超过六名,要将前六名作者姓名全都列出来,之后的作者一律用“et al.”指代。
本书第一版里提到字母-数字格式“看来正日渐盛行”(“seemsto be slowly gaining ascendancy),然而此后不久,UniformRequirements for Manuscripts Submitted to Biomedical Journals(《生物医学期刊投稿统一要求》)的第一版发行,提倡在生物医学期刊上采用引用次序的文献引用格式。这种统一要求已经为好几百种生物医学期刊接受。所以现在还不好说到底是哪种文献引用格式正“日渐盛行”。《生物医学期刊投稿统一要求》在诸多方面都阐述得不错,所以很有影响力,它与美国国家标准协会(American National Standard Institute)1977年公布的一个标准有很多共同之处。不过在文献引用方面,其他引用格式也使用得很广泛。比如生物编辑委员会,也就是现在的科学编辑委员会,于1994年决定在它发行的格式指南第六版中使用著者姓名-出版年的文献引用格式。在格式指南正文中,Scientific Style and Format部分认可“著者姓名-出版年”和“引用次序”这两种文献引用格式。《芝加哥格式指南》(Chicago Manual ofStyle)一贯被视为学术发表中的“圣经”,在2003年发行第15版的时候,为了保持与以前版本的一致,建议作者在撰写物理学、自然学和社会科学论文时采用“著者姓名-出版年”的文献引用格式。
尽管各种期刊格式不尽不同,但近年来各种期刊都在参考文献部分对文献所属期刊规定采用缩写形式。白1969年美国国家标准协会推出投稿标准以来,几乎所有主要期刊和文献索引服务都使用相同的缩写规则。以往,大多数的期刊都会缩写参考文献部分的期刊名(采用期刊缩写形式可以节省不少排版费用),但那时没有缩写方面的统一规则。像“Journal of the American Chemical Society”这样的期刊就有好几种缩写:“J.Amer. Chem. Soc.”,“Jour.Am.Chem.Soc.”、“J.A.C.S.”,等等。这些不同的缩写给读者和出版商都带来不少麻烦。而现在已有了统一的缩写规则:“Journal”缩写为“J.”(有些期刊把缩写后的小圆点也进一步省略掉)。只要熟知一些缩写规则,无须查阅其他缩写列表就能给出许多期刊(包括不熟悉的期刊)的缩写。比如,所有以“ology”结尾的词都可缩写成以“l.”结尾(“Bacteriology”可缩写成“Bacteriol. ”,“Physiology”可缩写成“Physiol.” 所以,如果记住期刊名中常用的缩写规则,就可以很容易地用缩写里给出的大多数期刊题名。这里有一个例外,如果期刊名只有一个词,那么就不要采用任何缩写(例如,Science和Biochemistry)。附录A给出了很多期刊名的正确缩写形式,也可以从文献数据库中查找期刊名的正确缩写。